Polityka prywatności "Ta Beata" Beata Czyż

1. Administrator danych i dane kontaktowe

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu https://velvetgatherhall.com oraz obsługą zapytań i rezerwacji jest "Ta Beata" Beata Czyż (dalej: „Administrator” lub „my”).

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z nami:

• korespondencyjnie – na adres siedziby wskazany w materiałach firmowych oraz w korespondencji umownej,
• mailowo – na adres dedykowany do spraw ochrony danych, wskazany na stronie /contact-us/,
• za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie /contact-us/.

Kontakt w powyższej formie umożliwia realizację Twoich praw wynikających z RODO oraz uzyskanie dodatkowych informacji na temat niniejszej Polityki prywatności.

2. Zakres zbieranych danych

Zakres danych osobowych, które możemy przetwarzać, zależy od tego, w jaki sposób korzystasz z naszej strony oraz z jakich form kontaktu i usług korzystasz. Co do zasady, mogą to być w szczególności:

• Dane identyfikacyjne – imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko służbowe,
• dane kontaktowe – adres e-mail, numer telefonu, ewentualnie dane adresowe miejsca organizacji wydarzenia,
• dane organizacyjne – planowana data wydarzenia, przybliżona liczba gości, charakter wydarzenia (prywatne, firmowe, tematyczne), preferowane formaty atrakcji (np. pokerowy wieczór, ruletka eventowa, blackjack jako atrakcja),
• dane związane z komunikacją – treść zapytań przesyłanych przez formularz kontaktowy, wiadomości e-mail lub podczas rozmów telefonicznych, w tym informacje przekazywane dobrowolnie w ramach ustaleń dotyczących scenariusza wydarzenia,
• dane techniczne – adres IP, identyfikatory urządzeń, dane o przeglądarce, systemie operacyjnym, strefie czasowej, ustawieniach językowych, a także dane zbierane za pośrednictwem plików cookies i podobnych technologii,
• dane statystyczne i analityczne – informacje o sposobie korzystania ze strony, odwiedzanych podstronach, czasie spędzonym w serwisie oraz źródłach ruchu.

Podanie danych w formularzach dostępnych na stronie (np. w zakładce Kontakt) jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach niezbędne do udzielenia odpowiedzi na Twoje zapytanie lub przedstawienia oferty oraz realizacji rezerwacji.

3. Cele przetwarzania danych

Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do prowadzenia naszej działalności polegającej na organizacji offline’owych wydarzeń rozrywkowych o charakterze towarzyskim i integracyjnym, bez elementów hazardu online, zakładów pieniężnych, wygranych finansowych lub świadczeń o charakterze majątkowym. W szczególności, dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

• udzielanie odpowiedzi na zapytania – kontakt z Tobą w odpowiedzi na wiadomości przesłane poprzez formularz kontaktowy, e-mail lub telefon, przedstawienie wstępnych koncepcji wydarzeń, doprecyzowanie oczekiwań oraz warunków współpracy,
• przygotowanie i przedstawienie oferty – opracowanie dopasowanej do Twoich potrzeb propozycji organizacji wieczoru tematycznego, imprezy firmowej, prywatnej uroczystości lub innego wydarzenia z naszym programem rozrywkowym,
• zawarcie i realizacja umowy – obsługa procesu rezerwacji, potwierdzanie terminu, koordynowanie szczegółów organizacyjnych, komunikacja operacyjna przed wydarzeniem oraz po nim,
• obsługa posprzedażowa i komunikacja – kontakt po wydarzeniu w celu zebrania opinii, wyjaśnienia kwestii organizacyjnych, udzielenia dodatkowych informacji,
• prowadzenie wewnętrznej dokumentacji i rozliczeń – w szczególności w związku z obsługą księgową i ewidencyjną dotyczącą zrealizowanych usług,
• cele statystyczne i analityczne – analiza sposobu korzystania z naszej strony internetowej, optymalizacja treści, nawigacji oraz struktury ofert, a także poprawa jakości obsługi,
• marketing bezpośredni własnych usług – prezentowanie informacji o naszej aktualnej ofercie, nowych formatach wydarzeń oraz usługach komplementarnych, kierowanych do obecnych i potencjalnych klientów (tylko w granicach obowiązujących przepisów oraz udzielonych zgód),
• zapewnienie bezpieczeństwa serwisu – m.in. przeciwdziałanie nadużyciom, ochrona przed próbami nieuprawnionego dostępu do systemu oraz dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.

4. Podstawa prawna przetwarzania

Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w przypadkach, gdy mamy do tego odpowiednią podstawę prawną przewidzianą przez obowiązujące przepisy, w szczególności RODO. W zależności od kontekstu, może to być:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność przetwarzania do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (np. przygotowanie oferty, wstępne ustalenia), lub do wykonania umowy (np. realizacja rezerwacji, koordynacja wydarzenia),
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, np. wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora, takich jak: kontakt bieżący z klientami biznesowymi, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, zapewnienie bezpieczeństwa serwisu i infrastruktury IT, prowadzenie analiz i statystyk wewnętrznych, marketing bezpośredni własnych usług (w granicach tzw. uzasadnionego interesu),
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda na przetwarzanie danych, w szczególności w przypadkach, gdy nie można zastosować innej podstawy prawnej, np. wysyłka komunikacji marketingowej drogą elektroniczną, wykorzystanie określonych plików cookies lub technologii śledzących w celach analitycznych i marketingowych.

Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody, masz prawo cofnąć ją w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody.

5. Odbiorcy i powierzenie danych

W związku z realizacją naszych usług dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które wspierają nas w prowadzeniu działalności i tylko w zakresie niezbędnym do realizacji określonych zadań. W szczególności mogą to być:

• podwykonawcy związani z obsługą wydarzeń offline – np. firmy zapewniające nagłośnienie, oświetlenie, obsługę techniczną i logistyczną wydarzeń, pod warunkiem że jest to konieczne do wykonania ustalonego programu,
• podmioty świadczące usługi IT – dostawcy hostingu, narzędzi do obsługi poczty elektronicznej, systemów rezerwacyjnych i formularzy kontaktowych,
• biura rachunkowe oraz doradcy – w celu prowadzenia rozliczeń księgowych i wywiązywania się z obowiązków podatkowych,
• podmioty świadczące usługi marketingowe i analityczne – wyłącznie w zakresie, w jakim jest to konieczne do prowadzenia analiz statystycznych, badań skuteczności działań oraz komunikacji marketingowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami i udzielonymi zgodami,
• organy publiczne – jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa lub prawomocnych orzeczeń.

Współpracujące z nami podmioty przetwarzają dane na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych (jeżeli występują w roli procesora) i są zobowiązane do stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa oraz zachowania poufności zgodnie z RODO.

Nie sprzedajemy danych osobowych, nie udostępniamy ich w celu prowadzenia hazardu online, gier losowych z wygranymi pieniężnymi ani innych działań o charakterze finansowym.

6. Czas przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy jedynie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas konieczny do wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa lub ochrony naszych uzasadnionych interesów. W szczególności:

• dane związane z zapytaniami ofertowymi – co do zasady przez okres prowadzenia korespondencji i przygotowywania oferty, a następnie maksymalnie przez 12 miesięcy od daty zakończenia kontaktu, chyba że dojdzie do zawarcia umowy lub dalszych uzasadnionych działań,
• dane związane z zawartymi umowami i zrealizowanymi wydarzeniami – przez okres obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu przez czas wymagany przepisami prawa (np. podatkowymi i rachunkowymi) oraz niezbędny do ewentualnego dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (co do zasady do upływu terminów przedawnienia),
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zgoda została udzielona, przy czym podstawą ewentualnego dłuższego przechowywania mogą być wyłącznie wyraźne wymagania przepisów prawa lub uzasadniony interes Administratora (np. potrzeba wykazania faktu wyrażenia zgody),
• dane techniczne i statystyczne – przez okres niezbędny do celów analitycznych i administracyjnych, zazwyczaj zgodny z ustawieniami konkretnych technologii (np. plików cookies) lub do czasu ich usunięcia przez użytkownika.

Po upływie powyższych okresów dane są usuwane, anonimizowane lub przetwarzane wyłącznie w niezbędnym, zminimalizowanym zakresie, wynikającym z obowiązujących przepisów prawa.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci określone prawa, które możesz realizować, kontaktując się z nami w sposób opisany w sekcji Kontakt w sprawach prywatności. W szczególności przysługuje Ci:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeżeli tak, również dostępu do nich oraz do informacji o celach, zakresie i sposobie przetwarzania,
• prawo do sprostowania danych – żądania poprawienia lub uzupełnienia danych, jeżeli są nieprawidłowe, nieaktualne lub niekompletne,
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – żądania usunięcia danych osobowych w przypadkach przewidzianych przez RODO, w szczególności gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub gdy cofnąłeś zgodę,
• prawo do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania w określonych sytuacjach, np. na czas weryfikacji poprawności danych lub rozpatrywania sprzeciwu,
• prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych osobowych dostarczonych Administratorowi w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przekazania ich innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe,
• prawo sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na naszym uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w tym w szczególności wobec przetwarzania w celach marketingu bezpośredniego,
• prawo do cofnięcia zgody – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie wyrażonej wcześniej zgody, w każdym czasie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem,
• prawo wniesienia skargi – do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

W przypadku zgłoszenia żądania lub zapytania związanego z realizacją powyższych praw, możemy zwrócić się do Ciebie o podanie dodatkowych informacji niezbędnych do potwierdzenia tożsamości, jeżeli będzie to konieczne dla zapewnienia bezpieczeństwa danych.

8. Zabezpieczenia i bezpieczeństwo danych

Przywiązujemy dużą wagę do ochrony danych osobowych oraz zapewnienia wysokiego poziomu bezpieczeństwa informacji. W tym celu stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych, w tym w szczególności:

• kontrolę dostępu – ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych i przeszkolonych, które przetwarzają dane w zakresie niezbędnym do wykonywania powierzonych zadań,
• środki techniczne – rozwiązania zapewniające bezpieczeństwo infrastruktury IT, w tym m.in. stosowanie rozwiązań utrudniających nieuprawniony dostęp, zabezpieczenia sieciowe, aktualizacje oprogramowania oraz monitorowanie incydentów bezpieczeństwa,
• organizację procesów – wewnętrzne procedury dotyczące przetwarzania danych, ochrony poufności informacji oraz reagowania na ewentualne naruszenia,
• współpracę z zaufanymi podmiotami – staranny dobór dostawców usług IT, księgowych i innych podmiotów przetwarzających dane w naszym imieniu, zobowiązanych umownie do stosowania odpowiednich zabezpieczeń.

Mimo stosowania środków bezpieczeństwa, charakter Internetu powoduje, że całkowite wyeliminowanie ryzyka może być technicznie niemożliwe. W przypadku podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa danych lub nieuprawnionego wykorzystania informacji prosimy o niezwłoczny kontakt z nami.

9. Pliki cookies i technologie śledzące

Strona velvetgatherhall.com wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie (np. znaczniki pikselowe) w celu zapewnienia jej prawidłowego działania, poprawy komfortu korzystania, prowadzenia podstawowych statystyk oraz – w zależności od ustawień – do celów analitycznych i marketingowych.

Pliki cookies mogą być wykorzystywane w szczególności w następujących celach:

• niezbędne funkcjonalnie – zapewnienie prawidłowego działania strony, obsługa sesji użytkownika, realizacja podstawowych funkcji nawigacyjnych i bezpieczeństwa,
• analityczne i statystyczne – zbieranie informacji o sposobie korzystania z serwisu (np. liczba odwiedzin, źródła ruchu, czas spędzony na stronie), co pomaga ulepszać strukturę i treści serwisu,
• preferencyjne – zapamiętywanie wybranych ustawień użytkownika, takich jak preferencje językowe czy zgody na cookies,
• marketingowe – w zależności od konfiguracji narzędzi zewnętrznych i udzielonych zgód, służące dopasowaniu prezentowanych treści do zainteresowań użytkowników.

Przy pierwszej wizycie na stronie możesz zarządzać swoimi preferencjami dotyczącymi plików cookies za pośrednictwem odpowiedniego bannera lub panelu zgód. W każdej chwili masz również możliwość zmiany ustawień dotyczących cookies w swojej przeglądarce internetowej, w tym ich całkowitego zablokowania. Ograniczenie stosowania plików cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu.

Szczegółowe informacje o stosowanych plikach cookies, ich rodzajach i czasie przechowywania znajdziesz w odrębnej Polityce cookies.

10. Zmiany w polityce prywatności

W celu zapewnienia aktualności i zgodności z obowiązującymi przepisami oraz rzeczywistym zakresem przetwarzania danych, niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana. Zmiany mogą wynikać m.in. z:

• nowych usług, funkcjonalności lub narzędzi wdrażanych na stronie,
• zmian w obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w zakresie ochrony danych osobowych,
• rekomendacji organów nadzorczych lub orzecznictwa sądów.

O istotnych zmianach w treści Polityki prywatności możemy poinformować poprzez wyraźną informację na stronie serwisu. Przy każdym dokumencie wskazana jest data ostatniej aktualizacji.

Data ostatniej aktualizacji: 2 lipca 2026 r.